ПОРЯДОК доступу до публічної інформації, розпорядником якої є Сокальська районна рада

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження голови Сокальської

районної ради   __травня 2011 року №

Голова ради__________ І.Дацюк

 

ПОРЯДОК

доступу до публічної інформації,

розпорядником якої є Сокальська районна рада

 

  1. Загальні положення

1.1. Цей порядок розроблено на виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» та з метою систематизації роботи із запитувачами інформації в частині їх доступу до публічної інформації, розпорядником якої є Сокальська районна рада.

1.2. Публічна інформація, розпорядником якої є Сокальська районна рада – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання Сокальською районною радою та її структурними підрозділами своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні Сокальської районної ради та її структурних підрозділів відповідно до їх повноважень.

1.3. Запити щодо надання публічної інформації можуть бути подані до  Сокальської районної ради в усній формі, в письмовій формі, по телефону, факсом, електронною поштою за вибором запитувача.

1.4. У разі подання запиту до Сокальської районної ради інформація надається згідно з положеннями цього Порядку.

1.5. Письмові запити щодо надання публічної інформації та запити, що надсилаються електронною поштою або факсом, складаються у довільній формі, але обов’язково мають містити:

П.І.Б. (найменування для юридичної особи) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є;

загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;

підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.

1.6. Відсутність у запиті або наявність у неповному обсязі інформації про запитувача, зазначеної у пп.1.5. цього Порядку, відповідно до ч. 1 ст. 22 Закону України «Про доступ до публічної інформації» є підставою для відмови в наданні інформації, про що запитувачу письмово повідомляється у встановлений зазначеним законом термін. Повідомлення на запит, надісланий електронною поштою, надсилається запитувачу на вказану електронну адресу.

1.7. З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подавати запит шляхом заповнення відповідних форм запитів на інформацію, які можна отримати в загальному відділі Сокальської районної ради, відповідальному за надання доступу до публічної інформації (далі – уповноважений підрозділ), та на офіційному веб-сайті Сокальської районної ради.

1.8. Уповноваженим підрозділом з питань надання доступу до публічної інформації (надання публічної інформації) за запитами є загальний відділ районної ради.

1.9. У випадку надходження запиту на отримання інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь на який має бути надана не пізніше 48 годин з дня його отримання, посадові особи уповноваженого підрозділу перевіряють обґрунтованість визначення запитувачем свого запиту як термінового згідно з положеннями Закону України «Про доступ до публічної інформації» та об’єктивні обставини відповідного запиту. У разі визначення терміновості запиту необґрунтованою він розглядається у загальному порядку та у відповіді запитувачу окремо зазначаються підстави прийняття такого рішення.

1.10. Відповідальність за достовірність даних та інформації, наведеної у запиті щодо надання публічної інформації, несе запитувач.

1.11. У разі, якщо звернення громадянина серед інших перелічених питань містить питання, яке має ознаки запиту щодо надання публічної інформації відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», то таке питання розглядається разом з іншими питаннями звернення у порядку, передбаченому Законом України «Про звернення громадян».

 

  1. Процес отримання запитів щодо надання публічної інформації

2.1. Запити щодо надання публічної інформації приймаються Сокальською районною радою у робочі дні протягом робочого часу (з понеділка по четвер – з 8:30 до 17:45, у п’ятницю – з 8:30 до 16:30). Запити щодо надання публічної інформації у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі, що подаються особисто в адміністративному будинку, в якому знаходиться Сокальська районна рада, не приймаються протягом обідньої перерви (з 13:00 до 14:00).

2.2. Письмові запити щодо надання публічної інформації, надіслані поштою, які адресовані Сокальській районній раді, передаються  уповноваженому підрозділу для реєстрації.

2.3. Запити щодо надання публічної інформації за допомогою електронної пошти, які адресовані Сокальській районній раді, надсилаються на електронну адресу radasokal@gmail.com. Відповідальні працівники уповноваженого підрозділу періодично (але не рідше ніж 2 рази протягом робочого дня – о 9:00, 15:00) перевіряють наявність надходження нових запитів на зазначену електронну адресу. Нові запити реєструються.

2.4. У випадку, якщо запит містить суперечливі положення, які не дозволяють однозначно ідентифікувати запит як такий, що підпадає під дію Закону України «Про доступ до публічної інформації», на будь-якій стадії прийому та реєстрації  такого запиту відповідними структурними підрозділами Сокальської районної ради залучається радник з юридичних питань для невідкладного надання правової допомоги в ідентифікації документа.

2.5. Запити щодо надання публічної інформації у телефонному режимі приймаються та оформлюються відповідальними працівниками загального відділу Сокальської районної ради за спеціально визначеним для цього номером телефону – 7 20 84

2.6. При зверненні із запитом на отримання публічної інформації за іншим телефоном  запитувач переадресовується  за телефонами уповноваженого підрозділу. Аналогічний порядок переадресації застосовується при направленні  запиту факсом. Працівники уповноваженого підрозділу приймають запит, викладений за телефоном, і на його підставі заповнюють форму запиту щодо надання інформації, із зазначенням усіх реквізитів запиту, передбачених у пп. 1.5. цього Порядку, дати та часу прийняття запиту. В аналогічному порядку здійснюється прийом запиту на отримання публічної інформації, поданий в усній формі.

2.7. Запити на отримання інформації, які надійшли засобами факсимільного зв’язку, оформлюються і реєструються як запити, що надійшли поштою. Прийом факсограм здійснюється уповноваженим підрозділом.

 

  1. Процес реєстрації та обліку запитів щодо надання публічної інформації

3.1. Реєстрації підлягають усі отримані запити щодо надання публічної інформації. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у пп. 1.5. цього Порядку, чи інша невідповідність запиту вимогам пп. 1.5. цього Порядку, не є підставою для відмови у  реєстрації такого запиту.

3.2. Запити щодо надання публічної інформації отримують реєстраційну дату надходження до Сокальської районної ради з фактичного дня надходження. Запити щодо надання публічної інформації, які надійшли після закінчення робочого часу, отримують реєстраційну дату надходження в Сокальську районну раду наступного робочого дня за фактичним днем надходження.

3.3. Запити щодо надання публічної інформації реєструються уповноваженим підрозділом.

3.4. При реєстрації  запити щодо надання публічної інформації  класифікуються за:

3.5.1. статусом запитувача (фізична або юридична особа): громадська організація, ЗМІ, підприємство тощо;

3.5.2. територією знаходження запитувача: населені пункти району, ішні райони області, міста обласного значення, інші області тощо;

3.5.3. тематикою запиту;

3.5.4. способом надсилання запиту: письмово, електронною поштою, у телефонному режимі, факсом, подано особисто.

3.6. При реєстрації запити щодо надання публічної інформації, які подані у електронній формі, дублюються на паперових носіях. При отриманні усного запиту чи запиту за телефоном працівники уповноваженого підрозділу заповнюють форму запиту, яка подається на реєстрацію.

3.7. Для реєстрації запитів щодо надання публічної інформації на паперових носіях використовуються відповідні реєстраційні штампи.

3.8. На прохання заявника, який особисто подав запит щодо надання публічної інформації в адміністративному будинку Сокальської районної ради,  працівники уповноваженого  підрозділу проставляють штамп з реєстраційним номером на другому друкованому екземплярі запиту, якого запитувач залишає собі (у разі його стовідсотковій автентичності першому екземпляру запиту, який залишається в районній раді).

3.9. Запити на паперових носіях та відповіді, які надано запитувачу, формуються у справи та зберігаються в архіві працівниками уповноваженого підрозділу протягом 2 років з дати реєстрації.

 

  1. Процес розгляду запитів щодо надання публічної інформації

4.1. Розгляд запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані  Сокальській районній раді, та накладення резолюцій із дорученнями на підготовку проекту відповіді запитувачу здійснює  голова районної ради. У разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність в зв’язку із хворобою) резолюцію з дорученням на підготовку проекту відповіді накладає заступник голови районної ради.

4.2. Резолюція оформлюється протягом 3 робочих годин з часу реєстрації запиту. Для термінових запитів з терміном розгляду 48 годин резолюція оформлюється протягом 1 години після реєстрації запиту.

4.3. Працівники уповноваженого підрозділу не рідше ніж два рази на день (о 10:00 годині та 14:00 годині) передають  запити з відповідною резолюцією до структурних підрозділів Сокальської районної ради, які згідно з резолюціями мають підготувати проект відповіді запитувачу. Термінові запити з терміном розгляду 48 годин передаються на розгляд структурним підрозділам Сокальської районної ради негайно відразу після накладення резолюції.

4.6. Структурні підрозділи Сокальської районної ради розглядають запит та готують проект відповіді за підписом голови районної ради. У разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність в зв’язку із хворобою) готується проект відповіді за підписом заступника голови районної ради.

4.7. Проекти відповідей подаються на підпис у 2 примірниках. До проекту відповіді у разі необхідності, додаються копії документів (як до першого, так і до другого примірників).

4.8. Термін підготовки відповіді не може перевищувати 3 робочих днів.

4.9. У разі, якщо запит стосується сфери повноважень декількох структурних підрозділів Сокальської районної ради, відповідальним за підготовку проекту відповіді запитувачу є структурний підрозділ, зазначений першим у резолюції (на нього покладається узагальнення інформації).

4.10. Підготовлений проект відповіді запитувачу, завізований керівником структурного підрозділу, який готував проект (у випадку, коли інформацію готували декілька структурних підрозділів, проект відповіді візують всі керівники), передається до уповноваженого підрозділу для підписання та відправки.

4.11. При наданні відповіді запитувачу на електронну адресу лист за підписом голови районної ради та копії документів скануються та відправляються електронною поштою у форматі «PDF».

4.12. У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, термін розгляду такого запиту може бути обґрунтовано продовжено до 20 робочих днів при погодженні із головою районної ради

4.13. У разі продовження терміну розгляду запиту відповідний структурний підрозділ Сокальської районної ради, на розгляді якого знаходиться запит, не пізніше 3 денного терміну, готує проект листа на адресу запитувача про подовження терміну розгляду запиту з обґрунтуванням причин подовження за підписом голови районної ради. Зазначений лист надається до уповноваженого підрозділу в порядку, передбаченому в пп. 4.10. цього Порядку.

4.14. Керівники відповідних структурних підрозділів Сокальської районної ради несуть персональну відповідальність за організацію розгляду запитів щодо надання публічної інформації згідно з резолюцією та дотримання термінів їх розгляду у відповідному підрозділі, а також за зміст підготовлених структурним підрозділом проектів відповідей.

4.15. Після підписання відповіді на запит  відповідь з додатками передається уповноваженому підрозділу для відправлення запитувачу. Відправка проводиться згідно з графіком роботи поштового відділення.

 

  1. Процес контролю за дотриманням термінів розгляду

запитів щодо надання публічної інформації

5.1. Відповідальні працівники уповноваженого підрозділу здійснюють контроль за дотриманням термінів розгляду запитів та підготовки проектів відповідей структурними підрозділами Сокальської районної ради.

5.2. Датою та часом фактичного виконання відповідним структурним підрозділом Сокальської районної ради завдання з розгляду відповідного запиту вважається дата та час надання відповідним структурним підрозділом проекту відповіді запитувачу.

5.3. У разі порушення термінів підготовки проекту відповіді запитувачу структурним підрозділом Сокальської районної ради відповідальні працівники уповноваженого підрозділу протягом одного робочого дня інформують про цей факт голову районної ради для вжиття відповідних заходів.